안녕하세요 오늘은 업무에서 많이 사용되고 있는 품의서에 대해서 알아보겠습니다. 품의서에 대한 기본적인 정보뿐 아니라 현업에서 바로 사용하실 수 있는 한글 파일 및 엑셀파일의 품의서 양식을 공유해 드리고 있으니 적극적인 활용 부탁드립니다. 그럼 바로 시작하겠습니다!
품의서란?
품의서는 기업에서 근로자가 결재권자에게 특정한 사안에 대해 승인해 줄 것을 요청하는 일종의 보고 내용을 작성한 문서를 뜻합니다. 경영관리상 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 묻고, 상사에게 제출하여 결제를 받게 되는데, 이를 위해 품의서 양식을 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 최종 지출을 하게 됩니다. 품의서는 공사집행, 물품 매입, 수리, 제조 및 보조금 및 출연금의 교부 등에 사용됩니다.
일반적으로 회사의 경비를 집행하기 전 미리 회사의 승인을 얻어야 합니다. 만약 소규모 회사라 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어지고 있다면 굳이 집행 전에 사전 허가를 얻을 필요가 없을 경우도 있습니다. 그러나 대규모의 회사일 경우, 여기저기서 크고 작은 경비집행이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 집행의 결정을 모두 수행할 수 없게 됩니다. 따라서 지출품의서를 작성하여 집행에 대한 승인을 얻고 지출결의서를 통해 그 집행 결과로 회계처리와 집행일자, 집행금액 그 외 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받는 일련의 과정이 됩니다.
작성법
1. 분류기호 및 문서번호
문서의 체계적인관리를 위하여 문서의 고유번호, 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 합니다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 다시금 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 나타낼 수 있습니다.
2. 전결의 근거조항
위임전결실행기준표가 어느 규정에 의거하였는지 명시해 주고 전결자의 직책과 성명을 기재합니다.
3. 기안부서
해당 품의서를 작성하여 제출하는 부서를 기입하여 표시해 줍니다.
4. 기안자, 기안일자, 시행일자
기안자와 기안일자를 기입하고 해당 품의서의 시행일자를 기입합니다.
5. 협조부서
업무상 상호협조가 필요한 부서의 결재를 받고 부서 간에 원활한 업무협조가 이루어 질 수 있도록 해야 합니다.
6. 경유, 수신, 참조
경유하는 부서와 수신부서, 참조부서가 아느 곳인지 표시해 줍니다.
7. 제목
품의서의 구체적 제목은 간결하면서 제목만을통해 품의하고자 하는 내용을 한눈에 알 수 있도록 합니다.
8. 처리기간
품의서의 처리기간을 명시하여 품의서가 신속히 처리될 수 있도록 합니다.
9. 본문
본문의 내용에서는 품의의 목적과 기대효과 등을 요약하여 기술해야 합니다. 현재까지의 진행상황과 향후 어떻게 진행될 것인지를 기술하는 것도 좋습니다.
좋은 품의서는 간결하고 명료하며 알기 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해할 수 있게 작성된 문서입니다. 품의서를 작성하기 위한 순서는 다음과 같고, 품의서를 작성할 때에는 결재권자에게 설득력을 가질 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.
1. 작성 전
-작성목적 파악
-관련정보 수집 및 선택
-품의의 목적에 따른 검토
-초안의 작성 및 검토
2. 작성 시
-논점의 정리 및 명확화
-주요내용을 구성
-이해하기 쉽게 간결화
3. 작성 후
-쉽게 이해되는 내용
-부합성 검수
-잘못된 부분 검수
품의서 작성 전 검토사항
1. 집행의 내용이 예산편성의 목적과 부합되는지 여부
2. 집행예정금액은 예산액 범위 내인지 또한 예산배정 여부
3. 집행예정금액이 법령 지침 등에서 정한 기준액과 부합되는지 여부
4. 자금의 지급(교부)처는 정당한지 여부
품의서 양식 다운로드 한글파일
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그럼 지금까지 품의서에 대해서 알아보았습니다. 위에 공유해 드린 한글 엑셀 지출품의서 양식을 활용하셔서 해당 업무에 조금이라도 도움이 되시기를 바랍니다. 그럼 저는 다음에 더 유익한 정보로 다시 찾아오겠습니다. 감사합니다 : )
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