발주서 양식 작성 방법 무료 다운로드

안녕하세요 오늘은 현업에서 바로 사용할 수 있는 발저수 양식을 공유해 드리고 또 작성 시 유의사항에 대한 부분을 자세하게 알아보도록 하겠습니다. 그럼 바로 시작합니다.

발주서 양식

발주서

발주서란 기업과 거래처에 관한 거래사항을 작성하는 문서를 말합니다. 물품에 대한 거래 시 필수적인 계약사항이나 필요한 자재 주문 시 여러 가지 형태로 작성됩니다. 거래 문서는 회사 내 정해진 문서를 만들어 놓고 사용하므로 양식에 맞게 사용합니다. 처음 거래 시 계약 문서를 작성해야 하고 수시로 거래하는 기업은 발주서만 작성하도록 합니다. 추후 문제 발생을 예방하는 차원에서 계약서는 꼭 작성해 두어야 합니다.

발주서의 필요성

자주 거래를 하는 거래처라면 최초의 계약 체결 시에만 계약서를 첨부하도록 하고후일의 지속적 거래에 있어서는 발주서만으로 게약거래가 이루어지도록 하는 방법이 간편하게 통용 되는 방법입니다. 회사의 거래규모에 따라 특정된 거래금액 이하에 대하여는 발주서만으로 거래를 지속하고 계약서를 별도 체결하지 않는 경우도 있으나, 가능하다면 사후의 분쟁을 미연에 방지하는 의미에서 최초 거래 시 만이라도 추후 발주에 지속적으로 적용되는 계약서를 작성하여 거래를 하는 것이 바람직합니다.  

발주서의 구성내용

발주서는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되며, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄일 수 있는 방법의 하나입니다. 발주서에 기재될 사항은 다음과 같은 항목이 있습니다.

1. 발주자 기본정보(주소, 연락처, 대표자 또는 대리인) 2. 공급자 기본정보 (주소, 연락처, 대표자 또는 대리인) 3. 발주 목적물(물품, 사양, 수량, 단가, 금액) 4. 납기일 5. 납품장소 6. 인도조건 7. 포장 8. 검사 9. 지체상금

 

그러나 발주서와 동시에 거래약관(계약서 등)이 최초에 작성되어 첨부가 됩다면 통상 계약서에 위의 항목 가운데 납품장소, 인도조건, 포장, 검사, 지체상금 등은 포함될 것이므로 발주자 기본정보, 공급자 기본정보, 발주목적물, 납기일의 정도가 가장 기본적인 항목이 됩니다.

발주서 표시사항

1. 문서 상단에 발주서 표시 2. 발주 요청자 표시(회사, 관공서, 사람 등) 3. 발주서 수신회사 표시 4. 발주 총 금액표시(세금포함, 별도 분명히 명기), 한글/숫자 비고 설명 등 5. 품목표시(품명, 제품명, 모델명, 단위, 단가, 금액, 간략 비고 설명 등 6. 품목이 많을 경우, 또는 필요에따라 소계 표시 7. 전체적 합계표시 8. 물품의 납품 유효기간, 특수조건 등 표시

발주서 작성 요령

-발주처와 수주처에 대한 사항을 작성한다

-발주 내용에 관한 납품 사항을 기입한다.

-물품명에 대한 규격, 수량, 단가, 금액 등을 빠짐없이 기입하여 거래처와 오류가 없도록 한다.

-물품 작업 시 기타 사항이나 지시사항에 대하여 지시사항 란에 작성한다.

발주과정

통상 물품발주서는 물품 구매에 대하여 사전에 해당 업체와의 일정한 사전 협의가 진행되고 이에 따라 회사내부의 품의 승인이 내려진 경우 발주서를 작성하여 공급 업체에 제출하게 됩니다. 발주서는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되고, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄일 수 있는 방법의 하나입니다.

발주서 양식 다운 한글

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발주서 양식 다운 엑셀

발주서 양식 엑셀1.xlsx

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발주서 양식 엑셀2.xls

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발주서 작성 시 유의사항

거래관계 문서는 금전 문제와 직결되는 등으로 인하여 문구 하나마다 신중을 기하고 명확하게 작성하여 중요하게 다루어야 합니다. 특히, 사소한 오타가 없도록 주의하여 기재하여야 하며, 금액의 기재 등에는 날인을 하는 등의 조치로 명확히 하여 둘 필요가 있습니다.

 

발주서에 수량을잘못 기재한다거나, 제품의 가격이나 납기일 또는 기타 중요 사항을 잘못 기재한 경우 중대한 문제가 발생하여 돌이킬 수 없는 손실을 야기할 수도 있습니다. 이를 방지하고 예방하기 위해서는 세심한 배려와 확인이 필요합니다. 또한 거래관계 문서는 어떠한 행위사실을 입증하는 중요한 입증자료로 후일 분쟁 등이 발생할 경우 증빙자료로 활용되기도 하므로 사실에 근거하여 명확하게 작성하고 기명 날인해야 합니다. 

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