안녕하세요 오늘은 공문 양식에 대한 포스팅을 준비했습니다. 업무에서 사용되는 공문에 대한 이해와 바로 다운로드하여 각 회사에 맞춰 바로 작성 사용 가능한 샘플 양식을 준비했습니다. 관공서에 까지 사용 가능한 양식을 공유드리고 있으니 적극 활용하셔서 업무에 조금이라도 도움이 되시기를 바랍니다. 그럼 바로 시작하겠습니다.
공문 양식
공문이란 회사나 단체, 공공기관 등에서 내부나 대외적으로 업무상 작성하여 발송하고 수신하는 공식 대외 문서를 총칭하여 이르는 말입니다. 공문은 행정기관 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말합니다. 공문은 기안문의 일종이므로 용지의 서식을 통일하여 사용하는 것이 좋습니다. 육하원칙에 따라 전달하고자 하는 내용만 간략히 쓰고, 문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 작성하는 것이 좋습니다. 기업에서는 주로 업무협조를 목적으로 작성하는 경우가 일반적이며, 공문은 작성한 기관을 대표하는 공식적인 문서이므로 외부로부터 접수하는 공문과 대외적으로 발송하는 공문 모두 체계적으로 관리가 필요합니다.
업무협조공문
업무협조공문은 당사가 다른 부서나 거래처, 혹은 다른 회사에 업무 협조를 요청하거나 양해를 구할 때 쓰는 공문 양식입니다. 대개 기업들은 상호협력이 필요한 구조로 이루어져 있기 때문에 업무협조가 연계가 필요한 때도 있습니다. 해당 기업의 자체 행사 등으로 인한 휴무일정이나 필요한 자료를 요청하는등의 내용으로 이뤄집니다. 회사 간 오가는 공문이므로 정중하고 간결하게 정리하여야 하며, 업무협조공문은 기호, 발신일자, 수신, 참조, 제목 등의 항목으로 구성되어 있습니다.
작성방법
-회사 공문은 사내에 배포되는 공문과 사외로 배포되는 공문 두 가지로 나뉠수 있는데 사내배포가 되는 공문은 공문 발송 부서의 최고책임자의 직인으로 보내는 것을 일반적으로 하고 있고 사외로 발송하는 공문의 경우는 그 회사의 대표이사 직인이 있어야 합니다.
-회사공문은 두문, 본문, 결문으로 구성되어 있으며 양식에 맞추어 작성해야 하고 정확하고 간결하게 기술하도록 합니다.
사내공문
사내공문은 회사내부에서 각 부서에 업무협조를 요청하기 위해서 작성하는 공문양식으로 목적과 필요성에 대해서 명확하게 작성해야 하는 것을 원칙으로 하고 사적인 의견보다는 공적인 의견을 표시해야 하며 문서 규격과 양식에 맞추어 작성해야 합니다. 공문이 가지는 특성은 목적과 필요성의 명확함, 사적 의견 배제, 공적인 의견표시, 문서규격과 양식, 체제의 표준화에 있습니다. 그렇기 때문에 공문을 작성할 때는 사적인 의견을 제외하고 목적과 필요성에 대한 점을 명확하게 작성하면 됩니다. 사내에서 요청하는 문서이지만 상대방과 서로의 입장과 일정을 고려하여 합의를 했으면 하는 내용의 공문이고 부서끼리의 배려가 필요합니다.
작성팁
-사내 공문의 문서번호와 품의 일자, 수신자와 참조자를 작성하여 공문 내용을 전달할 수 있도록 합니다.
-사내 공문에 대해 문서 제목을 입력하고 목적에 따른 내용을 작성합니다.
-전 직원에 대한 공고문일 경우 회사의 게시판이나 중앙통로에 게시하여 직원들이 수시로 확인할 수 있도록 하는 것이 효과적입니다.
공문 양식 다운로드
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그럼 지금까지 공문 양식에 대해서 자세하게 알아보았습니다. 다양한 종류로 사용되고 있는 공문 양식 샘플을 공유드렸습니다. 하시는 업무에 조금이라도 도움이 되셨기를 바라며 그럼 저는 다음에 더 유익한 정보로 다시 찾아오겠습니다. 감사합니다.
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